ETIKA, TIP DAN TRIK MEMPEROLEH SUMBANGAN DARI PIHAK LAIN

Permintaan bantuan adalah sesuatu yang terus menerus diterima 1001buku. Adalah misi 1001buku untuk melakukan penguatan taman baca di Jaringan Taman Baca 1001buku; namun permintaan bantuan seperti penambahan koleksi buku selalu menjadi hal yang diterima secara rutin, baik dari taman bacaan yang telah bergabung di dalam jaringan maupun dari taman baca yang bahkan belum mengetahui persyaratan bergabung ke dalam jaringan. Tidak jarang 1001buku mendapatkan proposal meminta uang tunai sebagai pendukung keberlangsungan taman baca. Dalam tulisan ini, mari kita bahas kesalahan-kesalahan yang sering dilakukan taman baca, dan bagaimana cara mendapatkan dukungan dan sumbangan dengan cara yang elegan.

1. Dudukkan anda pada posisi pihak yang anda minta.

Entah itu donatur perseorangan, perusahaan, maupun organisasi nirlaba seperti 1001buku, anda harus memposisikan diri di posisi pemberi. Ini adalah kunci utama. Bayangkan anda adalah donatur atau perusahaan yang memiliki uang terbatas untuk dihibahkan, dan ada ratusan proposal yang dikirimkan kepada anda. Mana kiranya yang akan dipilih? Apa yang membedakan anda dengan yang lain? Mengapa lebih baik mendukung anda dibanding yang lain?

Sama halnya dengan 1001buku. Ada lebih dari 650 taman baca yang ada di Jaringan Taman Baca nya. Apa yang membuat taman baca anda lebih layak untuk dikirimkan sumbangan buku?

Terkait dengan point di atas, anda perlu memahami pihak yang anda minta. Apa misi dan tujuan institusi tersebut, siapa mereka, apa ketertarikan mereka, dan seterusnya. Sebagai contoh:

• Jika anda mengharapkan sumbangan buku dari sebuah organisasi, setidaknya pahami apa dan bagaimana organisasi tersebut bekerja. Baca profilnya, pelajari situsnya. Langsung bertanya “Bagaimana caranya?” tanpa terlebih dahulu membaca apa yang telah mereka tuliskan tentu mengharuskan petugas organisasi tersebut untuk  melayani anda.
• Ketika anda ingin mendapatkan bantuan dari perusahaan, maka pelajari bentuk kerjasama atau tema bantuan yang selaras dengan apa yang dilakukan perusahaan tersebut. Perusahaan-perusahaan seringkali memiliki tema CSR, yang kerap kali berganti tiap tahun. Pikirkan bagaimana tema tersebut selaras dengan apa yang akan anda lakukan di taman baca anda. Sekedar mengirimkan proposal generik berisikan rincian biaya hanya akan dianggap sebagai todongan belaka.
• Pastikan bahwa organisasi anda memang selaras misi dengan institusi yang anda harapkan bantuannya. Jika anda mengajarkan sikap anti tembakau, jangan memberikan proposal anda kepada perusahaan rokok. Jangan memberikan proposal mengajarkan permainan tradisional atau pemutaran film pada organisasi yang memperjuangkan peningkatan minat baca, kecuali jika anda memiliki aktivitas pendukung yang dapat dijelaskan di dalam proposal anda.

2. Hindari sifat meminta dengan memaksa.

Seringkali kita menganggap masalah kita begitu pentingnya, sehingga tidak dapat melihat betapa terganggunya orang yang kita minta bantuan. Mengirimkan SMS rutin untuk meminta buku, terus menerus posting “Kami kok tidak mendapatkan kiriman buku?”, atau memberikan SPAM melalui social media bukanlah hal yang dapat memberikan simpati kepada anda; justru anda akan dimasukkan daftar hitam dan membuat orang-orang menjadi berat hati dalam membantu anda.

3. Berikan dan tunjukkan kontribusi anda terlebih dahulu sebelum meminta.

Sangat banyak organisasi yang belum melakukan apa-apa, namun sudah sibuk memberikan proposal untuk mendapatkan bantuan. Jika anda belum memiliki portofolio dan kontribusi yang nyata, sebisa mungkin jangan memfokuskan diri pada permintaan sumbangan. Gunakan sumberdaya yang ada dulu, berikan kontribusi, barulah anda bisa mengharapkan dukungan. Jika anda berharap dukungan dari sebuah komunitas 1001buku, anda dapat membantu komunitas tersebut terlebih dahulu sebelum melakukan permintaan. Anda dapat meluangkan waktu untuk memberikan tips dan trik kepada yang lain, menyisihkan tenaga untuk SPD, atau sekedar memberikan semangat bagi relawan-relawan komunitas tersebut.

4. Tunjukkan sikap intelektual anda.

Sebagai pengelola taman baca dan penggiat literasi, tentunya tidak pantas untuk menunjukkan posting dan pesan yang menunjukkan rendahnya kemampuan menulis kita. Perhatikan kesantunan menulis, pemilihan kata, dan ketepatan kaidah saat menyatakan ketertarikan anda memperoleh bantuan. Hal yang perlu dihindari, namun sering ditemui oleh 1001buku adalah:

• Mengirimkan pesan singkat atau posting dengan menyingkat semua kata dan penuh dengan kata-kata gaul. Selain sulit menerjemahkan apa yang anda butuhkan, anda sudah dengan sukses membuat relawan sangsi dalam membantu gerakan anda.
• Tidak bisa membedakan huruf besar dan kecil, atau tanda baca berlebihan. Sepertinya sepele. Namun saat anda memberikan proposal resmi dengan penggunaan huruf seperti layaknya sebuah SMS, maka anda dapat memastikan betapa terlihat tidak profesionalnya proposal anda. Menggunakan tanda seru atau tanda tanya beberapa kali di tiap kalimat anda menunjukkan kasarnya pesan anda, sehingga relawan pun akan mengabaikan pesan anda.

5. Jujur dan Empati.

Pada saat anda meminta bantuan, ungkapkan secara jujur batasan yang anda miliki, tanpa perlu menulis dengan penuh kata-kata hibaan. Ketika ternyata anda tidak dapat menunaikan amanah, kembalikan bantuan yang terkait dengan amanah tersebut dengan permintaan maaf. Misalkan di 1001buku, ketika taman baca anda tutup atau berubah menjadi PAUD sehingga buku-buku yang ada menjadi tidak terbaca, kabarkan pengurus 1001buku apakah buku-buku tersebut lebih baik dikembalikan atau diteruskan kepada taman baca swadaya terdekat dengan anda.

Pada saat ternyata anda dinyatakan belum mendapatkan kesempatan untuk mendapatkan bantuan, tunjukkan empati anda kepada yang lain. Kata-kata seperti “Kapan ya giliran kami?” atau “Waduh kami tidak dapat” di media sosial mungkin dapat diganti menjadi “Selamat kepada pejuang literasi di mana pun anda berada!” atau “Terima kasih pada para donatur, kami akan mencoba kembali di kesempatan lain.” Dengan demikian, anda tetap membina hubungan baik dengan donatur dan akan lebih dipertimbangkan di masa depan.

6. Tetap jalin komunikasi dengan institusi pemberi bantuan.

Ini adalah hal yang paling sulit namun perlu dilakukan. Untuk anda yang mendapatkan amanah, maka setidaknya anda harus memberikan laporan pertanggungjawaban penyaluran amanah tersebut kepada semua pihak yang berkontribusi. Selanjutnya, anda mungkin perlu tetap menjalin silaturahmi dengan mengabarkan perkembangan taman baca anda. Ingat, jangan sampai bentuk silaturahmi yang anda lakukan di dalam email atau social media berbentuk spam permintaan bantuan.

Sumber : Komunitas 1001buku